⁉️ FAQs - Akten digitalisieren

Welche Vorteile haben digitalisierte Akten und Dokumente?

Mit digitalisierten Akten und Dokumenten arbeiten Sie effizienter als mit Papierakten. Sie sparen Platz und können Archivräume anderweitig nutzen oder wieder abgeben. Zudem sparen Sie viel Zeit bei der Arbeit mit digitalen Unterlagen. Denn Sie können direkt vom Arbeitsplatzrechner auf die digitalen Akten zugreifen ohne sie umständlich aus dem Archiv zu holen und zurück zu bringen. Im Team können mehrere Personen gleichzeitig auf digitale Dokumente zugreifen - sowohl im Büro als auch von unterwegs auf Dienstreisen oder im Home-Office. Mit OCR-konvertiertem Text finden Sie sich in den digitalen Akten schnell zurecht denn Sie können die Inhalte der Digitalisate leicht durchsuchen. Last, but not least: Sie sichern sich vor dem Risiko des Dokumentenverlusts (z.B. durch Diebstahl) und der Alterung und Beschädigung von Papierdokumenten ab. Mit digitalisierten Dokumenten sind Sie up-to-date und arbeiten auf Dauer kostensparend und nachhaltig.

Welche Dokumente können digitalisiert werden?

Wir digitalisieren Papierdokumente und Belege in den gängigen DIN-Formaten von DIN-A4 bis DIN-A0, sowie kleinere Formate und von der DIN-Norm abweichende Sonderformate. Sie können uns lose Blattsammlungen, Akten und Aktenordner mit eingehefteten Dokumenten übergeben.

Können große Mengen an Papierdokumenten und Aktenordnern in kurzer Zeit gescannt und digital aufbereitet werden?

Ja, wir scannen Papierdokumente mit Hochleistungs-Scannern namhafter Markenhersteller welche bis zu 140 Seiten pro Minute scannen können. Die digitale Aufbereitung der Dokumente nach dem Scanning erfolgt automatisiert mit unserem speziell entwickelten digitalen Workflow, z.B. OCR-Textkonvertierung von Bild in Text, Begradigung der Seitenausrichtung, Kontrast- und Helligkeitskorrekturen, Speicherung der Digitalisate unter Berücksichtigung einer definierten Dateinamenkonvention, Auslesen von Strichcodes und Indexierung nach Vorgaben Ihrer E-Akten-Struktur. Die Übergabe von großen Mengen an Papierakten kann in wöchentlichen oder monatlichen Teillieferungen erfolgen, sodass großen Papiermengen über einen längeren Zeitraum von bspw. 1 Jahr digitalisiert werden. Entsprechend gegliedert ist dann auch die Übergaben der digitalisierten Dokumente.

Werden Klarsichthüllen, Heftklammern und Büroklammern entfernt?

Ja, vor dem Scanning der Papierdokumente, die in Aktenordnern abgeheftet sind, werden alle Klammern und Klarsichthüllen entfernt. Knicke und Falten etc. werden geglättet, damit wir ein bestmögliches und leserliches Scan-Ergebnis erhalten.

Werden die Scans auf Qualität und Vollständigkeit überprüft?

Ja, bei großen Digitalisierungsprojekten mit vielen Scans werden die digitalisierten Dokumente stichprobenhaft gesichtet und auf Vollständigkeit geprüft. Zudem erfolgen Qualitäts- und Vollständigkeitsprüfungen automatisiert und teil-automatisiert.

Können Papierdokumente nach dem Scanning zeitweise zwischengelagert werden, bevor sie vernichtet werden?

Ja, wir lagern Akten nach dem Scanning zeitweise ein, wenn dies gewünscht wird. Die Dauer der Zwischenlagerung können wir gemeinsam festlegen. Nach Freigabe können die Akten dann vernichtet oder auch wieder zurück geliefert werden.

Wie werden die Papierdokumente vor dem Scanning übergeben?

Entweder holen wir die Papierdokumente beim Kunden ab oder der Kunde sendet oder bringt die Papierdokumente bei uns in der Firma vorbei. Bei der Übergabe wird ein Lieferschein ausgestellt.

In welcher Qualität erhalte ich die digitalen Dokumente?

Wir scannen mit 200, 300 oder 600 dpi - je nach Anforderung. Dokumente mit sehr kleiner Schriftgröße, vielen Details und Strichcodes scannen wir hochauflösend. Text wird mittels OCR-Textkonvertierung von Bild in Text umgewandelt, sodass der Text im Ergebnis-Dokument durchsuchbar ist.

In welchem Dateiformat erhalte ich die gescannten Dokumente?

Das Ergebnisformat der digitalisierten Dokumente können Sie vorgeben. Übliche Dateiformate sind PDF, PDF/a, PDF/a-2u, tif, jpg, gepackt als zip-File.

Nach welcher Norm werden die Akten nach dem Scanning vernichtet?

Die Papierdokumente werden gemäß DIN 66399 (DIN-Norm zur Datenträgervernichtung) vernichtet.

Wo werden die Dokumente digitalisiert?

Wir digitalisieren die Dokumente am Firmenstandort in Dresden.