Ihre Vorteile beim Arbeiten mit digitalen Dokumenten

Ihre Vorteile mit digitalisierten Dokumenten kurz und knapp zusammengefasst:

• Platzersparnis: die Archivräume können nach der Digitalisierung der Aktenordner anderweitig genutzt werden
• Zeitersparnis durch den digitalen Zugriff: im Büro, online im Home Office oder unterwegs bei der mobilen Arbeit
• Papierloses Büro: alle Dokumente werden strukturiert an einem digitalen Ort bereitgestellt (E-Akte)
• Effizienz und Flexibilität: gleichzeitige Zugriffe auf die digitalen Akten in der Teamarbeit
• Leichtes Durchsuchen der Akten und Finden der Inhalte: durch Indexierung, Verschlagwortung, Berücksichtigung der Dateinamenkonvention und Volltextsuche durch OCR-konvertierten Text in PDFs
• Absicherung gegen das Risiko von Dokumentenverlust durch Diebstahl, Brand- und Wasserschäden
• Kostensenkung und Nachhaltigkeit

Leistungen im Rahmen des Scanservices Ihrer A4-Akten und A4-Aktenordner

Wir digitalisieren Ihre A4-Akten und A4-Ordner mit allen enthaltenen Papierdokumenten bis DIN A3.

• Anzahl Seiten je Aktenordner: bis zu 400; Anzahl Seiten je Akte: bis zu 200
• In den A4-Akten und A4-Aktenordnern scannen wir alle enthaltenen Papierdokumente bis DIN A3
• Sie liefern die Papierdokumente bei uns an. Optional holen wir die Akten bei Ihnen ab und liefern Ihnen im Vorfeld verschließbare Transportbehälter mit Plomben an.
• Aufbereitung der Einzelseiten: Hüllen, Heftklammern und Büroklammern werden entfernt, Knicke im Papier werden nach Möglichkeit geglättet, die Seitenausrichtung wird angepasst
• Hochauflösender Farbscan in 300dpi aller Seiten (Vorder- und Rückseite eines Blatts; leere Seiten werden automatisch entfernt)
• OCR-Textkonvertierung auf allen gescannten Seiten (Bild zu Text)
• Berücksichtigung der Dateinamenkonvention und Indexierung gemäß Aktenablagestruktur
• Ergebnis-Dateiformat: PDF/a
• Übergabe der digitalen Dokumente auf einem Datenträger oder über einen Online-Datentransfer
• Zurückheften der Papierdokumente in die Akten und Aktenordner oder Fixierung der losen Papierdokumente mit einem Gummiband
• Aktenvernichtung optional wählbar. Die Aktenvernichtung erfolgt nach Freigabe durch den Kunden.

Leistungen im Rahmen der OCR-Textkonvertierung in Ihren PDF-Dateien

Ihre Textdokumente sind bereits gescannt aber der Text ist nicht als Text sondern als Bild eingebettet und nicht maschinell lesbar bzw. markierbar? Dann nutzen Sie unseren Online-Service für die OCR-Textkonvertierung.

• Je Auftrag bis zu 10 mehrseitige PDF-Dateien mit jeweils max. 250 MB Dateigröße die Sie per Upload auf unserer Website an uns übermitteln
• OCR-Textkonvertierung auf allen Seiten in Ihren PDF-Dateien (Bild nach Text)
• Ausrichtung der Seiten wird optimiert/begradigt
• Berücksichtigung Ihrer Dateinamenkonvention und Indexierung gemäß Aktenablagestruktur
• Ergebnis-Dateiformat: PDF/a
• Übergabe der konvertierten PDFs auf einem Datenträger oder über einen Online-Datentransfer

Effizientes Arbeiten mit digitalisierten Dokumenten und Absicherung gegen Dokumentenverlust

In der täglichen Arbeit mit Aktenordnern und Plänen werden Papierdokumente of lange gesucht und müssen aufwändig von A nach B getragen und wieder ins Regal zurück gestellt werden. Digitalisierte Unterlagen benötigen dagegen keinen Platz im Regal und können im E-Akten-System und mit der passenden Indexierung leicht gefunden werden. Die Inhalte digitaler Dokumente können am PC-Arbeitsplatz mittels OCR-Texterkennung bequem durchsucht werden.

Mit der Digitalisierung Ihrer Dokumente sichern Sie sich gegen das Risiko von Dokumentenverlust ab. Papierdokumente verschmutzen durch Anfassen und Blättern im Aktenordner. Je nach Papierqualität altert Papier schneller oder langsamer und ist vergänglich. Papier kann außerdem durch Feuer und Wasser erheblichen Schaden nehmen oder sogar zerstört werden. Mit der Digitalisierung Ihrer Papierakten schützen Sie sich zudem vor Dokumentendiebstahl.

Verwendung von Digitalisaten im Arbeitsalltag und in Digitalprojekten

• digitale Arbeit in Ämtern, Archiven, Unternehmen, Museen...
• digitale Verwaltung in Behörden, in der Stadtverwaltung, im Büro...
• digitale Nutzung in Sofwareanwendungen für Recherche- und Präsentationszwecke, z.B. auf Medienstationen in Museen und Ausstellungen...
• digitale Archivierung in Unternehmen, Museen, Stadtarchiven...
• digitale Recherche in Bibliotheken und Archiven...
• digitale Exponatverwaltung in Museen...

Leistungen und Vorgehensweise im Rahmen von umfangreichen Digitalisierungsprojekten und großen Aktenmengen

1. Vorbereitung des Digitalisierungsauftrags: Zuerst werden die Einzelheiten zu Ihrem Großauftrag, zur Abholung/Rücklieferung, zum Zeithorizont, zum Umfang der Akten, zur Dokumentengröße (DIN A6 bis DIN A0, Sonderformate, Karten und Pläne) und zur Art und Weise der Digitalisierung (z.B. Ergebnis-Dateiformat) sowie zur Optimierung, Verschlagwortung und Indexierung der Dokumente besprochen. Ihre E-Akten-Struktur und damit einhergehende Vorgaben werden abgestimmt. Steht die Anzahl der Dokumente und Ordner fest und ist die finale Archivierungsstruktur vereinbart, erhalten Sie von uns Vorgaben zur Bereitstellung der Akten. Das kann z.B. das Etikettieren der Aktenordner und Dokumente mit Labels und das Verpacken der Akten in verplombten Transportbehältern betreffen. Optional können wir diese Vorbereitungen auch selbst anbieten und durchführen. Diese Vorbereitungen können je nach Projekt sehr unterschiedlich geartet sein. Hier richten wir uns nach Ihren Anforderungen.

2. Übergabe der Akten: Anschließend werden die Akten zur Digitalisierung übergeben. Entweder kommt die Abholung der Akten bei Ihnen oder die Anlieferung durch Sie in Betracht. Bei der Dokumentenübergabe wird in einem Lieferschein die Anzahl und die Nummerierung der Dokumente festgehalten. Ebenso stimmen wir die Transportbehälter und die Liefertermine ab.

3. Scannen und Digitalisieren der Akten: Zuerst werden die Dokumente für den Scan vorbereitet. Klarsichthüllen, Büroklammern und Tackernadeln werden entfernt und die Einzelseiten werden von Kicken befreit. Auch die richtige Ausrichtung der Seiten ist wichtig, weshalb wir Seiten, die auf dem Kopf stehen, automatisch richtig herum drehen. Als Trenner zwischen verschiedenen Abschnitten dienen Markierungen. Wir scannen alle Seiten. Nach Absprache mit Ihnen können wir leere Seiten automatisch löschen oder hinsichtlich der Bewahrung der Authentizität der Dokumente belassen. Ebenso bieten wir das Scannen nach der technischen Richtlinie TR-Resiscan an.

4. Aufbereitung und Finalisierung der Digitalisate: Während des Scannens und danach werden die Digitalisate auf Fehler und Vollständigkeit geprüft und optimiert (z.B. Ausrichtung, Helligkeit, Kontrast für bestmögliche Lesbarkeit und Qualität). Die Texte aller Seiten werden von Bild nach Text mittels OCR-Texterkennung konvertiert. Die digitalen Dokumente werden danach unter Beachtung Ihrer Dateinamenkonvention benannt und auftragsspezifisch hergerichtet, sortiert und indexiert - entsprechend der vorab besprochenen E-Akten-Struktur.

5. Wir stellen die digitalisierten Dokumente wahlweise online zum Download bereit oder wir liefern das digitale Archiv auf einem Datenträger an Sie aus. Die temporär bei uns gespeicherten Dokumente werden nach der Übergabe an Sie wieder gelöscht. Optional können wir die digitalen Dokumente als Backup für Sie archivieren.

6. Auf Wunsch bieten wir Ihnen die zertifiziert Aktenvernichtung gemäß DIN 66399 (DIN-Norm zur Datenträgervernichtung) an oder wir geben die Papierakten nach einer vereinbarten Aufbewahrungsfrist an Sie zurück.

Wir digitalisieren Akten, Aktenordner, Pläne bis DIN A0 und lose Papierdokumente für Ämter, Behörden, Unternehmen, Institutionen, Museen uvm.

Antworten zu häufig gestellten Fragen finden Sie in unseren FAQs zur Digitalisierung von Akten und Dokumenten.

Nutzen Sie unseren Online-Service und beauftragen Sie das Scannen Ihrer Akten hier auf unserer Website.

Wenden Sie sich bei Fragen gerne an uns:

AktenScan c/o hma GmbH
Moritzburger Str. 27
01127 Dresden

Telefon: 0351 / 500 97 21
eMail: info@aktenscan.com
Website: www.aktenscan.com