Leistungen und Vorgehensweise im Rahmen von umfangreichen Digitalisierungsprojekten und großen Aktenmengen
1. Vorbereitung des Digitalisierungsauftrags: Zuerst werden die Einzelheiten zu Ihrem Großauftrag, zur Abholung/Rücklieferung, zum Zeithorizont, zum Umfang der Akten, zur Dokumentengröße (DIN A6 bis DIN A0, Sonderformate, Karten und Pläne) und zur Art und Weise der Digitalisierung (z.B. Ergebnis-Dateiformat) sowie zur Optimierung, Verschlagwortung und Indexierung der Dokumente besprochen. Ihre E-Akten-Struktur und damit einhergehende Vorgaben werden abgestimmt. Steht die Anzahl der Dokumente und Ordner fest und ist die finale Archivierungsstruktur vereinbart, erhalten Sie von uns Vorgaben zur Bereitstellung der Akten. Das kann z.B. das Etikettieren der Aktenordner und Dokumente mit Labels und das Verpacken der Akten in verplombten Transportbehältern betreffen. Optional können wir diese Vorbereitungen auch selbst anbieten und durchführen. Diese Vorbereitungen können je nach Projekt sehr unterschiedlich geartet sein. Hier richten wir uns nach Ihren Anforderungen.
2. Übergabe der Akten: Anschließend werden die Akten zur Digitalisierung übergeben. Entweder kommt die Abholung der Akten bei Ihnen oder die Anlieferung durch Sie in Betracht. Bei der Dokumentenübergabe wird in einem Lieferschein die Anzahl und die Nummerierung der Dokumente festgehalten. Ebenso stimmen wir die Transportbehälter und die Liefertermine ab.
3. Scannen und Digitalisieren der Akten: Zuerst werden die Dokumente für den Scan vorbereitet. Klarsichthüllen, Büroklammern und Tackernadeln werden entfernt und die Einzelseiten werden von Kicken befreit. Auch die richtige Ausrichtung der Seiten ist wichtig, weshalb wir Seiten, die auf dem Kopf stehen, automatisch richtig herum drehen. Als Trenner zwischen verschiedenen Abschnitten dienen Markierungen. Wir scannen alle Seiten. Nach Absprache mit Ihnen können wir leere Seiten automatisch löschen oder hinsichtlich der Bewahrung der Authentizität der Dokumente belassen. Ebenso bieten wir das Scannen nach der technischen Richtlinie TR-Resiscan an.
4. Aufbereitung und Finalisierung der Digitalisate: Während des Scannens und danach werden die Digitalisate auf Fehler und Vollständigkeit geprüft und optimiert (z.B. Ausrichtung, Helligkeit, Kontrast für bestmögliche Lesbarkeit und Qualität). Die Texte aller Seiten werden von Bild nach Text mittels OCR-Texterkennung konvertiert. Die digitalen Dokumente werden danach unter Beachtung Ihrer Dateinamenkonvention benannt und auftragsspezifisch hergerichtet, sortiert und indexiert - entsprechend der vorab besprochenen E-Akten-Struktur.
5. Wir stellen die digitalisierten Dokumente wahlweise online zum Download bereit oder wir liefern das digitale Archiv auf einem Datenträger an Sie aus. Die temporär bei uns gespeicherten Dokumente werden nach der Übergabe an Sie wieder gelöscht. Optional können wir die digitalen Dokumente als Backup für Sie archivieren.
6. Auf Wunsch bieten wir Ihnen die zertifiziert Aktenvernichtung gemäß DIN 66399 (DIN-Norm zur Datenträgervernichtung) an oder wir geben die Papierakten nach einer vereinbarten Aufbewahrungsfrist an Sie zurück.