Vorteile beim Arbeiten mit digitalen Dokumenten und Akten

Ihre Vorteile mit digitalisierten Dokumenten kurz und knapp zusammengefasst:

• Platzersparnis: die Archivräume können nach der Digitalisierung der Aktenordner anderweitig genutzt werden
• Zeitersparnis durch den digitalen Zugriff: im Büro, online im Home Office oder unterwegs bei der mobilen Arbeit
• Papierloses Büro: alle Dokumente werden strukturiert an einem digitalen Ort bereit gestellt (E-Akte)
• Effizienz und Flexibilität: gleichzeitige Zugriffe auf die digitalen Akten in der Teamarbeit
• Leichtes Durchsuchen der Akten und Finden der Inhalte: durch Indexierung, Verschlagwortung, Berücksichtigung der Dateinamenkonvention und Volltextsuche durch OCR-konvertierten Text in PDFs
• Absicherung gegen das Risiko von Dokumentenverlust durch Diebstahl, Brand- und Wasserschäden
• Kostensenkung und Nachhaltigkeit

Leistungen im Rahmen der OCR-Textkonvertierung in Ihren PDF-Dateien

Ihre Text-Dokumente sind bereits gescannt aber der Text ist nicht als Text sondern als Bild eingebettet und nicht markierbar? Dann nutzen Sie unseren Online-Service für die OCR-Textkonvertierung.

• Je Auftrag bis zu 10 PDF-Dateien mit jeweils max. 250 MB Dateigröße die Sie per Upload auf unserer Website an uns übermitteln
• OCR-Textkonvertierung auf allen Seiten in Ihren PDF-Dateien (Bild nach Text)
• Ausrichtung der Seiten wird optimiert/begradigt
• Berücksichtigung der Dateinamenkonvention und Indexierung gemäß Aktenablagestruktur
• Ergebnis-Dateiformat: PDF/a-2u, zip-Datei
• Übergabe der konvertierten PDFs auf einem Datenträger oder über einen Online-Datentransfer

Leistungen im Rahmen des Scan- und Digitalisierungsservice Ihrer Aktenordner

Wir scannen und digitalisieren Ihre Aktenordner mit Papierdokumenten.

• Beliebige Anzahl DIN A4 Aktenordner; Anzahl Seiten je Ordner: bis zu 400; Sie liefern die Aktenordner bei uns an. Auf Anfrage und gegen Aufpreis holen wir die Akten bei Ihnen ab.
• Aufbereitung der Einzelseiten (Hüllen, Heftklammern und Büroklammern werden entfernt, Knicke im Papier werden geglättet, die Seitenausrichtung wird vereinheitlicht)
• Hochauflösender Farbscan aller Seiten (Vorder- und Rückseite; auf Wunsch werden leere Seiten entfernt)
• OCR-Textkonvertierung auf allen gescannten Seiten (Bild zu Text)
• Berücksichtigung der Dateinamenkonvention und Indexierung gemäß Aktenablagestruktur
• Ergebnis-Dateiformat: PDF/a-2u, zip-Datei
• Übergabe der digitalen Dokumente auf einem Datenträger oder über einen Online-Datentransfer
• Zertifizierte Aktenvernichtung gemäß DIN 66399 (DIN-Norm zur Datenträgervernichtung) auf Anfrage gegen Aufpreis

Effizientes Arbeiten mit digitalisierten Dokumenten und Absicherung gegen Dokumentenverlust

In der täglichen Arbeit mit Aktenordnern werden Papierdokumente of sehr lange gesucht und müssen aufwändig von A nach B getragen und wieder ins Regal zurück gestellt werden. Digitalisierte Unterlagen benötigen dagegen keinen Platz im Regal und können im E-Akten-System und mit der passenden Indexierung leicht gefunden werden. Die Inhalte digitaler Dokumente können am PC mittels OCR-Texterkennung bequem durchsucht werden.

Mit einer Digitalisierung Ihrer Dokumente sichern Sie sich gegen das Risiko von Dokumentenverlust ab. Papierdokumente verschmutzen durch vielfältiges Anfassen und Blättern im Aktenordner. Je nach Papierqualität altert Papier schneller oder langsamer und ist vergänglich. Papier kann außerdem durch Feuer und Wasser erheblichen Schaden nehmen oder sogar zerstört werden. Mit der Digitalisierung Ihrer Papierakten schützen Sie sich zudem vor Dokumenten-Diebstahl.

Verwendung von Digitalisaten im Arbeitsalltag und in Digitalprojekten

• digitale Arbeit in Ämtern, Archiven, Unternehmen, Museen...
• digitale Verwaltung in Behörden, in der Stadtverwaltung, im Büro...
• digitale Nutzung in Sofwareanwendungen für Recherche- und Präsentationszwecke, z.B. auf Medienstationen in Museen und Ausstellungen...
• digitale Archivierung in Unternehmen, Museen, Stadtarchiven...
• digitale Recherche in Bibliotheken und Archiven...
• digitale Exponatverwaltung in Museen...

Leistungen und Vorgehensweise im Rahmen von umfangreichen Digitalisierungsprojekten

1. Vorbereitung des Digitalisierungsauftrags: Zuerst werden die Einzelheiten zu Ihrem Großauftrag, zum Zeithorizont, zum Umfang der Akten, zur Dokumentengröße (DIN A4 bis DIN A0, Sonderformate, Karten und Pläne) und zur Art und Weise der Digitalisierung (z.B. Ergebnis-Dateiformat) sowie zur Optimierung, Verschlagwortung und Indexierung der Dokumente besprochen. Ihre E-Akten-Struktur und damit einhergehende Vorgaben werden abgestimmt. Steht die Anzahl der Dokumente und Ordner fest und ist die finale Archivierungsstruktur vereinbart, erhalten Sie von uns Vorgaben zur Bereitstellung der Akten. Das kann z.B. das Etikettieren der Aktenordner und Dokumente mit Labels und das Verpacken der Ordner betreffen. Optional können wir diese Vorbereitungen auch selbst anbieten und durchführen. Diese Vorbereitungen können je nach Projekt sehr unterschiedlich geartet sein. Hier richten wir uns nach Ihren Anforderungen.

2. Übergabe der Akten: Anschließend werden die Akten zur Digitalisierung übergeben. Entweder kommt die Abholung der Akten bei Ihnen oder die Anlieferung durch Sie in Betracht. Bei der Dokumentenübergabe wird in einem Lieferschein die Anzahl und die Nummerierung der Dokumente festgehalten.

3. Scannen und Digitalisieren der Akten: Zuerst werden die Dokumente für den Scan vorbereitet. Klarsichthüllen, Büroklammern und Tackernadeln werden entfernt und die Einzelseiten werden von Kicken befreit. Auch die richtige Ausrichtung der Seiten ist wichtig, weshalb wir Seiten, die auf dem Kopf stehen, richtig herum drehen. Als Trenner zwischen verschiedenen Abschnitten dienen selbstklebende Markierungen. Wir scannen alle Seiten – nach Bedarf auch leere Seiten. Nach Absprache mit Ihnen können wir leere Seiten löschen oder hinsichtlich der Bewahrung der Authentizität von Dokumenten belassen.

4. Aufbereitung und Finalisierung der Digitalisate: Nach dem Scannen werden die Digitalisate auf Fehler und Vollständigkeit geprüft und optimiert (z.B. Ausrichtung, Helligkeit, Kontrast für bestmögliche Lesbarkeit und Qualität). Die Texte aller Seiten werden von Bild nach Text mittels OCR-Texterkennung konvertiert. Die digitalen Dokumente werden danach unter Beachtung Ihrer Dateinamenkonvention benannt, verschlagwortet und auftragsspezifisch hergerichtet, sortiert und indexiert - entsprechend der vorab besprochenen E-Akten-Struktur.

5. Wir stellen die digitalisierten Dokumente wahlweise online zum Download bereit oder wir liefern das digitale Archiv auf einem Datenträger an Sie aus. Die temporär bei uns gespeicherten Dokumente werden nach der Übergabe an Sie wieder gelöscht. Optional können wir die digitalen Dokumente als Backup für Sie archivieren.

6. Auf Wunsch bieten wir Ihnen die zertifizierte Aktenvernichtung gemäß DIN 66399 (DIN-Norm zur Datenträgervernichtung) an oder wir geben die Papierakten an Sie zurück.

Wir digitalisieren Akten, Ordner und Dokumente für Ämter, Behörden, Unternehmen, Institutionen, Museen uvm.

Antworten zu häufig gestellten Fragen finden Sie in unseren FAQs zur Digitalisierung von Akten und Dokumenten.

Nutzen Sie unseren Online-Service und beauftragen Sie die OCR-Textkonvertierung in Ihren PDFs oder das Scannen Ihrer Akten hier auf unserer Website.

Wenden Sie sich bei Fragen gerne an uns:

Aktenscan c/o hma GmbH
Moritzburger Str. 27
01127 Dresden
Deutschland

Telefon: 0351 / 500 97 21
eMail: info@aktenscan.com
Website: www.aktenscan.com